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Contabilidad gubernamental y sistemas de información financiera

Editor(s):
A. Antonaya, and A. Premchand
Published Date:
September 1988
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La contabilidad ha sido llamada el lenguaje de los negocios. Cierto es que la contabilidad no es el lenguaje de los gobiernos, porque tradicionalmente le ha sido dada una prioridad muy baja en el sector público en contraste a su alto grado de aceptación y desarrollo en el sector privado. Sin embargo, en los países desarrollados y en algunos en desarrollo la contabilidad gubernamental está adquiriendo nueva importancia en el sector público, y se han iniciado esfuerzos para mejorarla y perfeccionarla en base al avance logrado por la propia disciplina en el sector privado.

El aspecto curioso es que fue en el sector público donde nació el concepto más básico de la contabilidad actual —el registro por partida doble— que hoy en día es un fundamento indiscutible de la disciplina. Salvo, prácticamente esta excepción, la contabilidad ha sido enfocada hacia la empresa privada y ha evolucionado principalmente junto a ella pues los principios y procedimientos de la contabilidad son de gran importancia para empresas que se han creado con el fin de obtener ganancias. Este desarrollo ha tenido lugar en gran medida durante el período en que las actividades del Estado se limitaban a los servicios básicos de organización y defensa, y los fondos públicos para financiar dichas actividades no eran tan enormes. En las últimas décadas el crecimiento de la actividad pública, al alcanzar un ámbito y volumen superior a las fuentes fácilmente disponibles para su financiamiento, ha creado nuevas presiones para obtener información más amplia y útil sobre las actividades y recursos financieros del Estado.

A menudo se confunden los términos “contabilidad” y “teneduría de libros”. Este último es el registro sistemático de las transacciones financieras según ocurren día a día y es sólo una parte del proceso más amplio llamado contabilidad. Las personas relacionadas con la teneduría de libros no necesariamente están capacitadas ni tienen experiencia en ese campo más vasto que es la contabilidad. Su labor requiere poca formación y consiste principalmente en el procesamiento y registro de las transacciones en los libros contables. Es una labor de mera rutina. Desgraciadamente, algunos gobiernos limitan las actividades en el campo contable únicamente a la teneduría de libros para cumplir requisitos legales mínimos de registro, pero no utilizan la disciplina de la contabilidad en la gestión pública. Tales actividades se desarrollan a menudo empíricamente, sin base técnica. Por su poca utilidad, no es extraordinario encontrar que dichos gobiernos desperdician el valor de la información producida y prestan poca o ninguna prioridad a las funciones contables en el sector público.

Veamos, ahora, qué es la contabilidad profesional y cómo puede ser aprovechada por los gobiernos.

La contabilidad gubernamental

La contabilidad gubernamental permite medir y registrar, en términos monetarios, las operaciones, programas y actividades llevados a cabo por el Estado y sus entidades y organismos que lo integran. Las técnicas y prácticas más modernas de contabilidad son las desarrolladas y aplicadas por la profesión de contador público, ampliamente divulgadas en las publicaciones técnicas de dicha profesión y en los textos universitarios que tratan de esta disciplina.

La contabilidad gubernamental comprende las actividades de procesamiento, registro, clasificación, resumen, evaluación, informe e interpretación de los resultados de las operaciones y transacciones de los organismos gubernamentales. Estas funciones, más y más, se encuentran agilizadas y mejoradas gracias a los sistemas de procesamiento electrónico de datos. Dichos sistemas están actualmente en vías de un cambio radical, especialmente con la reciente disponibilidad de poderosas microcomputadoras a precios relativamente moderados, que tienden a hacer innecesarios los grandes centros de cómputo con sus complejos controles y elevados costos.

El sistema contable de un gobierno o una entidad pública comprende los métodos y procedimientos de organización financiera, documentos, libros, registros y archivos de las transacciones, y el flujo del procesamiento de las mismas, desde su entrada en los registros contables hasta la formulación de los informes y su interpretación. El diseño cuidadoso de dicho sistema es de importancia primordial para el éxito del concepto moderno de información útil para la gestión del sector público.

El fin primordial de la contabilidad gubernamental es proporcionar, en forma oportuna, la información financiera que requieran los administradores del gobierno, para ayudarles a ejecutar los planes, programas, proyectos y actividades del sector público, en la forma más eficiente, eficaz y económica. Cada ejecutivo público, sea titular de un ministerio o entidad, director de un programa, jefe de una dependencia o titular de otro cargo, necesita contar con informes relativos a su nivel de responsabilidad que le permitan tomar las decisiones más apropiadas, en base a un conocimiento completo de la situación real. Además, los miembros del poder legislativo, los funcionarios en otros niveles, los interesados fuera del gobierno y la ciudadanía en general también requieren diferentes niveles de información financiera sobre las actividades del Estado y el uso de sus recursos.

En su origen, la contabilidad gubernamental existía principalmente con fines de proporcionar la confianza de que los fondos públicos habían sido recabados, mantenidos y gastados legalmente y sin irregularidad. Es decir, demostrar la legalidad y regularidad de las operaciones financieras. Hoy en día, el objetivo de producir información operativa para la toma oportuna de decisiones informadas, dentro y fuera del gobierno, se considera el fin más importante de la contabilidad, sin disminuir la importancia de otros fines. Aún más, también la contabilidad, hoy en día, no involucra únicamente los fondos públicos. Incorpora en sus registros e informes todo recurso o actividad del Estado que sea mensurable en términos financieros y que tenga un impacto apreciable sobre la actividad pública. Asimismo, la contabilidad gubernamental se interesa en la situación financiera del Estado —los recursos disponibles en poder del mismo y las obligaciones sobre ellos, los resultados de las operaciones financieras del Estado— los ingresos menos los gastos, incluso los presupuestados y los extrapresupuestarios, de ser el caso, el patrimonio adquirido y resultante, y las variaciones operadas en dicho patrimonio en el tiempo.

La época en la cual la información financiera y la determinación de las responsabilidades respecto al manejo de los recursos públicos se basaba en un solo individuo que mantenía la custodia, recibía los cobros o autorizaba desembolsos y preparaba el registro formal presentando una rendición de sus cuentas, pertenece al pasado. Hoy, el titular de la entidad pública es responsable de implantar y mantener un sistema contable moderno, con adecuados controles internos en todo nivel. A ninguna persona se le puede responsabilizar en dicho sistema del conjunto de deberes de autorización, recepción y/o pago y contabilización e informe financiero, como en el pasado, cuando el proceso público era más sencillo. Dichas funciones tendrán que separarse, asignándolas a varias personas para lograr que la actividad de la una sirva para verificar la corrección de la actividad de las otras que están involucradas en el proceso. Asimismo, la rendición de cuentas por individuos, cuya honestidad es más importante que sus conocimientos técnicos, ha dado lugar a los sistemas de contabilidad a nivel de la entidad, cuyo personal, además de ser de honestidad impecable, tiene que reunir requisitos técnicos y profesionales muy elevados.

El contador gubernamental

El contador gubernamental es el profesional que posee la capacitación y la experiencia necesarias para la contabilidad. Anteriormente, en los gobiernos era muy común encontrarse en los departamentos de contabilidad con contadores empíricos, individuos quienes gracias al conocimiento básico de la teneduría de libros se habían convertido en los “contadores” del gobierno, principalmente después de varios años de labores rutinarias. La falta de respuesta a las nuevas necesidades de información gerencial en el sector público por parte de dichas personas generaba a menudo un bajo concepto del contador y la contabilidad en el gobierno.

Hoy en día, el contador gubernamental tiene que poseer un título oficial de contador público, a nivel universitario, además de amplia experiencia práctica en la contabilidad. Algunas personas de otras disciplinas también han logrado contribuir mucho a la contabilidad en el sector público mediante estudios especiales de esta disciplina, un profundo interés en la misma y la obtención de una amplia experiencia práctica fundada en técnicas modernas. Las técnicas de registro y procesamiento de la información financiera están cambiando con tanta velocidad que el contador moderno se ve continuamente obligado a renovar y actualizar sus conocimientos y métodos técnicos y prácticas. El contador gubernamental tiene que conocer la teoría y la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados en el sector público, las diversas alternativas disponibles para registrar e informar sobre las operaciones y recursos financieros y las herramientas técnicas más modernas de programación y computación que facilitan su labor.

El contador gubernamental es responsable del mantenimiento del sistema de contabilidad de la entidad. Tiene una doble responsabilidad profesional: primero, es responsable directamente ante el titular o jefe de la entidad para producir informes financieros útiles y oportunos para la toma de decisiones a todo nivel; además, es responsable ante terceras personas que recibirán la información financiera de la entidad para su propio uso. El contador profesional siempre está a la busca de mejoras en el contenido y presentación de los datos financieros, para que sean más útiles y oportunos a sus usuarios. Asimismo, la contabilidad gubernamental es un servicio ofrecido a diversos usuarios dentro de la entidad, el gobierno y el país, y además a usuarios fuera del país cuando se trata de información a nivel nacional utilizada por los organismos y prestatarios internacionales. Se mide la calidad de dicho servicio por el grado de utilidad de los productos que destina a dichos usuarios.

El contador gubernamental es responsable, por lo tanto, de asegurar la oportunidad, confiabilidad y utilidad de los informes financieros producidos por el sistema contable. Es de importancia primordial que el contador general de la entidad y el personal de la unidad contable sean enteramente idóneos para ejercer sus importantes funciones. Necesariamente, la contratación y selección del personal contable tiene que basarse en conocimientos técnicos, aptitud y actitud profesional, e integridad y honestidad incuestionables. Es decir, las prácticas antiguas de nombramiento de individuos para cargos contables en base al favoritismo, de parentesco u otro aspecto no técnico bajo la impresión de que sus labores serían rutinarias y de poca importancia ya son totalmente tan obsoletas como el registro contable con tinta y pluma en libros empastados, con hojas numeradas y legalizadas manualmente.

Control interno contable

Todo sistema de contabilidad debe incluir, en forma integrada, los componentes necesarios para lograr un sólido control interno financiero. El control interno contable comprende el plan de organización, los procedimientos y registros que conciernan a la custodia de los recursos financieros y materiales y la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros. La administración pública moderna exige de cada entidad pública que se incluya en el trámite o flujo normal de las operaciones y transacciones financieras un procedimiento adecuado para lograr el control interno contable, incluidos especialmente los procedimientos de control previo al compromiso y desembolso de fondos públicos.

El concepto del control interno descentralizado dentro de los procesos de la entidad, en vez de un control externo detallado, centralizado en los organismos centrales de presupuesto, tesorería, contabilidad, y auditoría, ha sido aceptado plenamente en los países desarrollados pero no en muchos países en vías de desarrollo, y parece ser en sí mismo una etapa en el proceso de desarrollo del Estado. Tradicionalmente, los gobiernos han aplicado controles muy estrictos al nivel central. Debido a esto, para lograr la flexibilidad gerencial que permita administrar con éxito ciertas funciones públicas importantes, se ha concedido a las entidades una mayor autonomía frente al gobierno central. A su vez, el no obligar a dichas entidades a implantar y mantener un sólido control interno ha traído como resultado que la burocracia implante nuevas medidas para lograr de nuevo el control externo sobre las supuestas instituciones “autónomas”. Estas restricciones impiden de nuevo la gestión ágil de dichas instituciones con un muy previsible efecto negativo sobre su eficiencia y eficacia. Asimismo, se crea un círculo vicioso de controles externos, superpuestos a las medidas destinadas a agilizar la gestión, con el único efecto de incrementar la burocracia sin lograr ni eficiencia, ni control.

Ya va siendo hora de que los países confíen la administración de las dependencias estatales, tanto del gobierno central como de las entidades descentralizadas, a los ejecutivos a quienes se supone responsables de las mismas, obligándoles a aplicar modernos principios de gerencia y control dentro de la entidad y, entre ellos, la contabilidad moderna y el control interno contable. Estos mecanismos, apoyados por la auditoría profesional moderna y la aplicación de medidas correctivas fuertes en casos de abuso, bien podrían sacar a muchos países del estado actual de falta de control.

Estados e informes financieros

Los productos principales de la contabilidad gubernamental son los estados financieros formales y otro tipo de informes financieros tanto de naturaleza interna como externa, según usuario y propósito. Dichos productos los utilizan una gran variedad de usuarios. En general, los usuarios a los niveles más altos del gobierno, y fuera del gobierno, y los que se encuentran fuera del gobierno, utilizarán sobre todo los estados financieros formales que suelen ser:

  • estado de operaciones (ingresos y gastos en forma comparativa con lo presupuestado para el año corriente, frecuentemente presentado con mayor desglose en cuadros detallados de información complementaria a los estados financieros),

  • estado de la situación financiera (o balance general que presenta los activos, pasivos y patrimonio del Estado),

  • estado de variaciones de la situación financiera (que detalla las variaciones ocurridas en los activos y pasivos),

  • estado de variaciones del patrimonio (que presenta los efectos de las operaciones sobre el patrimonio del Estado).

Estos estados pueden variar de nombre y contenido según la evolución de los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables en el sector público y la práctica contable en cualquier país. Sin embargo, es muy deseable un cierto grado de congruencia para permitir la comparabilidad de los mismos dentro del país y a nivel regional e internacional.

La Federación Internacional de Contadores estableció recientemente una Comisión del Sector Público, similar a la Comisión ya vigente desde hace algunos años, bajo los auspicios de la Asociación Interamericana de Contabilidad. Se espera que, eventualmente, las actuales normas internacionales de contabilidad sean interpretadas o modificadas para que sean aplicables a los gobiernos, proporcionando asimismo criterios básicos para la contabilidad gubernamental y la presentación de los estados financieros de las entidades públicas y de los gobiernos.

De quizá más interés e importancia en el momento actual son los informes financieros internos elaborados con fines de proveer la información gerencial para la toma de decisiones informadas. Dichos informes toman varias formas, desde informes diarios sobre flujos y saldos de caja, hasta informes mensuales o trimestrales sobre ejecución presupuestaria o endeudamiento. Difieren de entidad a entidad y de gobierno a gobierno, pero siempre presentan una circunstancia indispensable: los informes internos tienen que ser oportunos. Lamentablemente, los sistemas contables de muchas entidades públicas y de muchos países no se mantienen al día. Asimismo, es imposible que la información interna llegue a los usuarios de la entidad o del gobierno, a tiempo de ser útil. Ante la ausencia de informes internos producidos por el sistema contable, los funcionarios públicos toman decisiones ad hoc basadas en información deficiente o ninguna información. Peor aún, a menudo se establecen sistemas de información especializada al margen del sistema contable que producen datos más oportunos pero menos confiables. Pronto, todo el proceso se convierte en otro círculo vicioso de datos irreconciliables y altamente costosos, y el sistema contable queda totalmente desprestigiado como instrumento eficaz de gestión.

Es mucho más económico, eficaz y eficiente diseñar un solo sistema contable y mantenerlo en funcionamiento de la mano de una dirección profesional y competente que vivir, por un lado, en un caos de datos inconfiables, inoportunos o inservibles y, por otro, con grandes ausencias o lagunas de datos. El sistema que se establezca deberá comprender estados financieros e información financiera complementaria, así como los informes gerenciales internos que se necesitan para una sólida administración de la entidad y el gobierno.

Consolidación financiera

La consolidación de la información financiera es el proceso contable a través del cual se obtienen estados financieros representativos de la situación financiera y de los resultados de un grupo de varias entidades, tomadas como si fueran una sola. Este proceso identifica las transacciones que se repiten en varios estados individuales, a fin de eliminarlas. Normalmente se efectúan consolidaciones a tres niveles:

  • a nivel institucional, relacionando estados financieros de dependencias o entidades vinculadas a un ente contable matriz o principal;

  • a nivel de gobierno central, consolidando los estados financieros de los diversos ministerios y organismos adscritos;

  • a nivel del sector público, incluyendo a toda entidad pública.

Dentro de cada nivel, la consolidación es complicada y difícil, e incluso es posible que al demorarse, pierda utilidad. Sin embargo, las ventajas de contabilizar y consolidar la información financiera a todo nivel son obvias porque producen datos a cada nivel de decisión, en vez de las estimaciones que a menudo utilizan los organismos responsables de la planificación y el análisis económicos.

En el proceso de consolidación, en vez de volver a contabilizar datos, se elaboran estados financieros consolidados en base a los estados financieros individuales de cada entidad. Los distintos rubros se integran sumando entre sí montos semejantes de activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos y eliminando:

  • los saldos y las transacciones realizadas entre las entidades que se consolidan, y

  • los saldos de patrimonio de las entidades principales que han participado en la formación del patrimonio de otras entidades y lo han registrado como inversiones u otro tipo de activo (principalmente en el caso de inversiones en empresas públicas).

Los criterios más importantes utilizados para la consolidación deben exponerse debidamente en las notas a los estados financieros consolidados. Los métodos de consolidación de datos a diversos niveles de toma de decisiones en empresas del sector privado también son útiles en el sector público pues los procedimientos son semejantes.

Los sistemas de información

Todo sistema contable, por su naturaleza, es un sistema de información. Ahora bien, el desarrollo de la informática ha subrayado la sistematización del flujo de la información en los últimos años, dando lugar a considerables mejoras en la metodología de acumular y suministrar datos financieros y no financieros. La revolución actual de los equipos de informática hacia microcomputadoras que tienen toda la capacidad de las antiguas computadoras grandes, pero sin las desventajas de gran tamaño, costo, necesidad de instalaciones especiales y personal muy perito, hace difícil predecir, por el momento, lo que cabe esperar exactamente en el futuro próximo en este terreno.

Hasta hace muy poco se hacía hincapié en los sistemas de información muy complejos, diseñados para servir a diversos usuarios, de una entidad o del gobierno, para la elaboración de datos de cualquier naturaleza según las necesidades de los usuarios. Los principales usuarios de dichos sistemas fueron las oficinas contables y presupuestarias, para fines de procesar e informar sobre datos financieros. La preparación de nóminas y otros voluminosos informes sobre ingresos y gastos constituyeron las tareas que primero se mecanizaron, seguidas por la elaboración de listas de contribuyentes y otros registros casi siempre vinculados a la gestión financiera del Estado. La tendencia hacia un sistema integrado de información gerencial y financiera era el tema principal de estudio en la literatura. Se suponía que dicho sistema se basaría en uno o más grandes centros de informatización, cuidadosamente planificados para servir las necesidades de los usuarios según prioridades predeterminadas.

En forma paralela a la pronunciada falta de satisfacción por parte de muchos usuarios con los servicios centralizados de informatización, hemos visto, primero, el fenómeno del desarrollo de las minicomputadoras y luego de microcomputadoras cada vez más pequeñas, menos costosas y de mayor rendimiento. Se pronostica que con el uso del nuevo microprocesador 80386 y otros superconductores semejantes se podrán realizar las funciones que actualmente llevan a cabo las computadoras más grandes utilizadas en varios países, y que la capacidad de memoria será virtualmente ilimitada.

Esta evolución aconseja el hacer una pausa en el desarrollo de los sistemas de información en el sector público, pues podrían invertirse muchos recursos en sistemas y equipo que bien podrían resultar obsoletos antes de que se finalizase su instalación. El mejor curso de acción, por el momento, es centrarse en el perfeccionamiento de los sistemas vigentes, no adquirir grandes equipos. La tendencia hoy día es hacia la proliferación de microcomputadoras y sistemas propios, que satisfacen diversas necesidades.

Por ejemplo, en varios países se están instalando sistemas de microcomputadoras con la única finalidad de controlar la deuda externa en vista, sobre todo, de la crisis reciente en que muchos países perdieron el control y conocimiento de sus obligaciones internacionales. En otros países se están instalando sistemas para recopilar datos sobre las empresas públicas en la esperanza de que, en alguna forma milagrosa, se puedan controlar las actividades de dichas empresas. Estos esfuerzos y otros planes similares constituyen un enfoque muy fragmentado frente a la necesidad de información de todo tipo que se siente en el sector público.

Enfrentamos, en mi opinión, el peligro inminente de una nueva ola de datos fragmentarios, desordenados e imposibles de conciliar y de confiabilidad muy cuestionable. Se trataría de datos acumulados sin el control adecuado de los sistemas contables, en un afán de llenar rápidamente los vacíos de información que ahora existen en casi todos los gobiernos. Pero lo peor es que se corre el gran riesgo de que estos nuevos sistemas, apresuradamente instalados, faciliten el fraude y los desfalcos.

A mi modo de ver, ha llegado el momento de que los gobiernos reflexionen sobre el grado de orden o desorden que existe en su sistema financiero total y establezcan pautas para el futuro a fin de racionalizar la información y sus fuentes. Lo más adecuado sería planificar un sistema integrado de información financiera y, por último, gerencial que satisfaga las necesidades futuras, a pesar de posibles cambios en la tecnología. Es el momento de diseñar ese sistema, su legislación y normatividad, sin comprometerse todavía en cuanto a equipos y programas.

Sistema integrado de administración financiera

El sistema integrado de administración financiera (SIAF) consiste en una serie interrelacionada de sistemas que se emplean para planificar, procesar e informar en términos financieros todo lo relacionado con los recursos. Normalmente, los sistemas básicos comprenden el presupuesto, la contabilidad, la administración de caja, la administración de la deuda y los correspondientes controles internos. El desarrollo de las actividades del SIAF podría incluir otros sistemas tales como la administración de la recaudación, las cuentas y los impuestos por cobrar, las compras y la administración de suministros o bienes, la informática, la administración tributaria y aduanera, la administración de fondos para jubilación y/o seguridad social (cajas de seguridad social y fondos complementarios), etc. El control externo a través de la auditoría independiente puede ser considerado o no parte del SIAF. El control interno, e incluso la función de auditoría interna, debe siempre considerarse como parte del sistema.

El factor principal que “aglutina” el sistema es una base de datos común, única y confiable como destino y fuente del flujo de todos los datos expresados en términos financieros. Todos los sistemas componentes y los usuarios de los datos financieros tienen forzosamente que compartir los datos a través de la base común.

La actualización de la base común de datos puede hacerse manualmente, pero es más eficiente, flexible y rápida si la labor se realiza electrónicamente. Las microcomputadoras ofrecen la posibilidad del registro único de datos en la fuente con un sistema uniforme de declaración en forma de envío de diskettes, o transmisión por línea telefónica directa o por modem. Lo importante es la uniformidad del sistema, no el mecanismo empleado. Obviamente, el personal encargado de incorporar los datos tiene que compartir criterios uniformes fundados en una capacitación completa de los deberes que le incumben.

Se puede establecer un SIAF con cualquier estructura organizativa, pero lo más probable es que funcione mejor cuando los cuatro sistemas componentes básicos —presupuesto, contabilidad, administración de caja y administración de la deuda— están estrechamente vinculados en una sola estructura organizativa de la entidad. También a nivel nacional es preferible que estas funciones se ubiquen en un solo organismo público.

Tradicionalmente, la falta de integración de la información financiera ha tenido las consecuencias siguientes:

  • datos fragmentarios y no confiables,

  • duplicación de datos similares que son difíciles de conciliar,

  • los resultados reales históricos no se utilizan en los procesos de planificación y presupuestación,

  • no se divulga la situación financiera ni los resultados de las operaciones,

  • se subraya exageradamente uno de los sistemas componentes, que tiende a dominar, duplicar y hasta remplazar a los demás.

La validación, clasificación y registro de los datos corresponde al sistema contable que recibe el flujo de datos de los demás sistemas y produce informes actualizados de datos reales clasificados para su utilización por los usuarios. Es evidente que el centro neurálgico del SIAF es el sistema de contabilidad, pues de él dependen los demás sistemas para obtener datos útiles, confiables y oportunos. Si el sistema contable no funciona como es debido (lo que es a menudo el caso), los demás sistemas tampoco pueden funcionar. Todavía peor es empezar a buscar sustitutos de los datos que no se han recibido del sistema contable, iniciando así nuevos registros ad hoc para los datos que son indispensables, o tomar decisiones gerenciales sin verdaderos elementos de juicio. Asimismo, el buen desarrollo y mantenimiento del sistema contable es un factor indispensable para el éxito del SIAF y otro aspecto muy importante de la “integración”.

Hay cinco “eslabones” esenciales para lograr la integración de un sistema de administración financiera: capacitación, armonización, comunicación, coordinación y colaboración. La mayoría de los sistemas financieros fracasan porque descuidan estos eslabones.

Hace falta un programa integral de capacitación sobre todos los aspectos del SIAF para asegurar que toda persona que participa en los diversos sistemas comprende el motivo, la necesidad y los conceptos básicos de cada uno de los componentes. Con mucha frecuencia, los sistemas financieros fracasan porque, por ejemplo, el personal de presupuesto no sabe nada de la administración de caja, o el personal responsable de la administración de la deuda queda aislado del personal contable. Así pues, un aspecto imprescindible para el buen funcionamiento del SIAF es contar con un programa integral y continuo de capacitación que familiarice a cada miembro del personal con todos los componentes y con todo otro aspecto relacionado como el control interno y los principios de administración.

La coordinación y armonización de los sistemas componentes del SIAF son dos “eslabones” que también resultan indispensables para su “integración”. La armonización se logra a través de una normatividad congruente entre todos los subsistemas. La legislación y las directrices, los principios, las normas técnicas, los manuales, los procedimientos, etc., de todo sistema tienen que ser congruentes. El propósito de la armonización es evitar conflictos, incompatibilidades, terminología inconsecuente y otros defectos semejantes entre un sistema componente y los demás.

Todo proyecto sobre disposiciones internas para los sistemas tiene que ser coordinado estrechamente mediante los comentarios y sugerencias que se reciban de todos los componentes del sistema, antes de ser finalizados y promulgados en forma definitiva.

La comunicación entre los sistemas no debe limitarse a la elaboración de las disposiciones internas. Periódicamente, hará falta celebrar reuniones, conferencias o mesas redondas para discutir los problemas, áreas de posible fricción o duplicación y medidas comunes que permitan un funcionamiento más eficiente. El franco debate de los problemas y las preocupaciones que surjan en el SIAF evitará la gradual desintegración del sistema por falta de comunicación.

Finalmente, el eslabón que asegura el éxito del SIAF es un espíritu de colaboración entre toda persona y toda unidad operativa comprendida en el sistema. Es necesario evitar el daño causado por las rivalidades profesionales, los conflictos entre áreas de competencia y otros factores negativos que actúan para desintegrar el sistema. Cada una de las personas que integran el SIAF tiene que colocar los objetivos del bienestar común por encima de otros intereses en aras de un sistema eficaz y confiable. La colaboración institucional es el eslabón final en la cadena de integración de la administración financiera en el sector público.

El flujo de información en un sistema integrado de administración financiera (SIAF)

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